Automatización de cuentas por pagar: ¡Pautas y guías de Dost!

Descubre el poder de automatizar las cuentas por pagar con las directrices de Dost. Simplifica tus procesos financieros, reduce errores y aumenta la eficiencia. Optimiza tu flujo de trabajo de cuentas por pagar con soluciones impulsadas por inteligencia artificial.
Automatización de cuentas por pagar: ¡Pautas y guías de Dost!

Table of Contents

Optimización de tu proceso de cuentas por pagar: Directrices de automatización de Dost

 

Dost como modelo SaaS

 

¿Qué es un SaaS?

El software como servicio (SaaS) es un modelo de distribución de software en el que un proveedor de servicios en la nube aloja aplicaciones y las pone a disposición de los usuarios finales a través de Internet. De esta manera, los usuarios pueden utilizar aplicaciones de software a través de Internet sin necesidad de instalar o gestionar el software en sus propias computadoras.

El modelo SaaS ha revolucionado la forma de hacer negocios en dos aspectos principales:

1️⃣ Escalabilidad y flexibilidad: Con SaaS, las empresas pueden escalar fácilmente sus operaciones según sus necesidades, sin la necesidad de inversiones significativas en infraestructura.

2️⃣ Accesibilidad y colaboración: Las soluciones SaaS están basadas en la nube, lo que permite un fácil acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, las plataformas SaaS ofrecen funciones de colaboración que permiten a los equipos trabajar juntos de manera eficiente, facilitando la comunicación en tiempo real, el intercambio de documentos y el acceso simultáneo a la información.

Software local vs. SaaS en la gestión de cuentas por pagar: Cómo un SaaS mejora el proceso

En contraste con el modelo descrito anteriormente, el software local se refiere a un modelo tradicional de implementación de software en el que el software se instala y aloja localmente en los propios servidores o infraestructura de la organización.

La alternativa a SaaS en el campo de cuentas por pagar, a menos que una empresa todavía maneje todo manualmente y en papel, ¡es realmente el software local!

El sistema de gestión de cuentas por pagar en las instalaciones difiere de SaaS en cuatro aspectos principales, y ciertas limitaciones se hacen evidentes:

El sistema local requiere instalación y configuración local, limitando la accesibilidad a ubicaciones en el lugar. Los usuarios solo pueden acceder al sistema dentro de la red de la organización. En cambio, SaaS, al estar basado en la nube, ofrece accesibilidad desde cualquier ubicación con conexión a Internet. Los usuarios pueden acceder al sistema a través de navegadores web o aplicaciones dedicadas, lo que permite el trabajo remoto y la colaboración.

Con un sistema en las instalaciones, las empresas son responsables de gestionar su propio hardware, servidores e infraestructura. Esto incluye actualizaciones del sistema, copias de seguridad y solución de problemas técnicos. SaaS elimina esa necesidad, ya que el proveedor se encarga de todo el hardware, software y tareas de mantenimiento. Las actualizaciones, copias de seguridad y el soporte técnico son gestionados por el proveedor de SaaS, reduciendo la carga para la empresa.

Escalar un sistema en las instalaciones requiere una inversión adicional en hardware e infraestructura. Las opciones de personalización también pueden ser limitadas, lo que requiere esfuerzos de desarrollo extensivos y tiempo. Por otro lado, SaaS proporciona escalabilidad y flexibilidad, permitiendo a las empresas ajustar fácilmente sus planes de suscripción según sus necesidades. Las opciones de personalización suelen estar disponibles a través de configuraciones, lo que reduce los esfuerzos de desarrollo y permite una implementación más rápida.

Los sistemas en las instalaciones suelen implicar costos iniciales significativos: licencias, hardware, implementación y gastos continuos de mantenimiento. Las empresas son responsables de las actualizaciones de hardware y actualizaciones del sistema. El panorama cambia con SaaS: SaaS opera en un modelo basado en suscripción, distribuyendo los costos a lo largo del tiempo. Los gastos iniciales se minimizan y los costos continuos cubren el acceso al sistema, el mantenimiento y el soporte.

Cómo Dost utiliza la inteligencia artificial para extraer y procesar datos

 

¿Cuáles son los pasos típicos al recibir una factura para pagar?

Cuando se recibe una factura para pagar, hay varios pasos típicos involucrados en el proceso. Aquí están los pasos comunes:

Recepción de la factura: La factura se recibe del proveedor ya sea físicamente o electrónicamente, como por correo electrónico o a través de un sistema de facturación electrónica. Revisión y verificación: La factura se revisa en cuanto a precisión y completitud. Básicamente, se verifica la información: información del proveedor, número de factura, fecha y condiciones de pago. La factura también se verifica con órdenes de compra, contratos o acuerdos para asegurar que los cargos sean válidos. Entrada de datos y registro: La información de la factura se ingresa en el sistema contable o software de cuentas por pagar. Este proceso implica el llamado «proceso de extracción de datos»: extraer información relevante de una factura e ingresarla en el sistema actual (ERP). Aprobación: Si es necesario, la factura pasa por un proceso de aprobación, donde personas o departamentos designados revisan y autorizan el pago.

El proceso de factura a pago involucra pasos como recibir, revisar, ingresar datos, aprobar, realizar pagos y mantener registros. Los problemas potenciales pueden incluir errores, información faltante, duplicados, ineficiencias en el procesamiento manual, falta de visibilidad y riesgos de seguridad. La automatización y los sistemas de facturación electrónica se adoptan cada vez más para mitigar estos desafíos.

¿Cómo se puede mejorar la gestión de facturas?

1️⃣ Centralización de facturas

La centralización de facturas implica consolidar todas las facturas entrantes de diferentes fuentes en un solo sistema o plataforma unificado para una gestión y procesamiento eficientes. Normalmente, los diversos proveedores con los que interactúas envían facturas por correo electrónico, aplicaciones de mensajería o plataformas como Google Drive. Dost te permite sincronizar todas estas fuentes de recepción de datos de facturas y recibirlas directamente dentro del software. De esta manera, evitas perder tiempo recopilando facturas y también reduces el riesgo de perder alguna factura.

2️⃣ Automatización de extracción de datos con inteligencia artificial

Algoritmos de inteligencia artificial, como el procesamiento de lenguaje natural (NLP) y el aprendizaje automático (ML), se aplican para extraer información relevante del texto reconocido. Estos algoritmos utilizan coincidencia de patrones, enfoques basados en reglas y modelos de aprendizaje automático entrenados en datos de facturas para identificar y extraer campos específicos como números de factura, detalles del proveedor, fechas, conceptos y montos de pago. El factor diferenciador clave es que esta tecnología puede comprender tanto la estructura como el contenido del documento, lo que la distingue de los sistemas tradicionales de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que se centran únicamente en el reconocimiento óptico de caracteres.

3️⃣ OCR e inteligencia artificial en extracción de datos: una rápida comparación

Extracción con IA:

✅ Algoritmos avanzados analizan la estructura y el contenido del documento.

✅ Comprende el contexto y el significado de la información.

✅ Ofrece mayor precisión en la extracción de datos, incluso de formatos complejos.

✅ Puede manejar datos no estructurados y extraer información relevante.

Extracción con OCR

⚠️ Depende del reconocimiento óptico de caracteres para convertir texto escaneado o impreso en texto legible por máquina.

⚠️ Limitado a reconocer y extraer solo texto.

⚠️ Menos efectivo para manejar formatos complejos o datos no estructurados.

⚠️ Puede requerir intervención manual adicional para

En general, la extracción mediante inteligencia artificial ofrece capacidades más avanzadas, mayor precisión y un mejor manejo de datos complejos en comparación con los métodos de extracción basados en OCR.

¿Por qué deberías adoptar una herramienta para optimizar tus cuentas por pagar?

Aquí están los beneficios de los cuatro puntos que mencionamos:

1️⃣ Repositorio centralizado para la gestión de facturas de proveedores:

Al utilizar un repositorio centralizado en una solución SaaS para cuentas por pagar, las empresas pueden experimentar varios beneficios. Estos incluyen:

  • Acceso y organización sencillos: Las facturas digitales se pueden capturar y almacenar en un solo lugar, lo que facilita que los equipos de contabilidad accedan y busquen facturas cuando sea necesario.
  • Reducción del almacenamiento físico: Al almacenar facturas electrónicamente, se elimina la necesidad de espacio de almacenamiento físico, reduciendo los costos asociados con el mantenimiento de registros en papel.
  • Mejora de la seguridad de documentos: Las facturas digitales se pueden almacenar de manera segura y protegerse contra pérdidas, daños o accesos no autorizados.
  • Recuperación más rápida: Con un repositorio centralizado, la búsqueda y recuperación de facturas se vuelve más rápida y eficiente, eliminando la tarea que consume tiempo de tamizar documentos físicos.

2️⃣ Extracción automatizada de datos:

Los beneficios de la extracción automatizada de datos de facturas utilizando tecnologías impulsadas por inteligencia artificial incluyen:

  • Mayor precisión: La extracción automatizada de datos reduce la probabilidad de errores que pueden ocurrir durante la entrada manual de datos, asegurando que la información de la factura se capture con precisión.
  • Ahorro de tiempo: La entrada manual de datos puede ser una tarea intensiva, pero la extracción de datos impulsada por IA acelera el proceso, liberando tiempo para que los equipos de contabilidad se centren en actividades más estratégicas.
  • Eficiencia y consistencia: La extracción automatizada de datos proporciona datos consistentes y estandarizados, evitando discrepancias que pueden surgir de la entrada manual de datos.

3️⃣ Flujos de trabajo automatizados y simplificados:

Las ventajas de configurar flujos de trabajo automatizados para aprobaciones de facturas y procesamiento de pagos son:

  • Procesamiento más rápido: Los flujos de trabajo automatizados eliminan la necesidad de entregas manuales y envíos físicos de facturas, reduciendo el tiempo de procesamiento y asegurando pagos oportunos.
  • Mejora de la responsabilidad: Los flujos de trabajo automatizados registran cada paso del proceso de aprobación, proporcionando transparencia y responsabilidad para todas las partes involucradas.
  • Reducción de errores: Los flujos de trabajo automatizados minimizan el riesgo de errores humanos, como facturas extraviadas o retrasos en las aprobaciones.
  • Asignación eficiente de recursos: Con flujos de trabajo automatizados, los equipos de contabilidad pueden asignar su tiempo y recursos de manera más eficiente, centrándose en excepciones o casos complejos en lugar de tareas rutinarias.

4️⃣ Mejora de la gestión de proveedores:

Aprovechar una base de datos centralizada de información de proveedores ofrece varios beneficios, incluyendo:

  • Mejora de la comunicación: Tener detalles de contacto del proveedor disponibles permite una comunicación más fácil y eficiente, resolviendo consultas de pago o abordando problemas de manera oportuna.
  • Poder de negociación: El acceso a transacciones históricas y métricas de rendimiento capacita a las empresas para negociar mejores condiciones de pago y descuentos con proveedores según su historial de pagos y volumen de transacciones.
  • Gestión de relaciones con proveedores: Mantener datos completos de proveedores permite a las empresas gestionar y cultivar mejor sus relaciones con proveedores, lo que lleva a interacciones más suaves y posibles ahorros de costos.
  • Visibilidad en el rendimiento del proveedor: Seguir métricas de proveedores, como pagos oportunos o tiempo de respuesta, permite a las empresas identificar proveedores de alto rendimiento y tomar decisiones basadas en datos al seleccionar o evaluar proveedores.

En general, estos beneficios contribuyen a procesos optimizados, mayor eficiencia, costos reducidos, mayor precisión y mejores relaciones con proveedores, lo que hace que las soluciones SaaS para cuentas por pagar sean altamente ventajosas para las empresas.

Una guía rápida sobre cómo automatizar tu proceso de cuentas por pagar

1️⃣ Conoce tu proceso de cuentas por pagar (AP)

Comienza examinando tus procesos de AP existentes e identificando los desafíos que enfrentas. Por ejemplo, si tienes que lidiar con facturas duplicadas a diario, considera implementar herramientas para mejorar la extracción de datos; si detectas que tu proceso de aprobación es lento, concéntrate en características que permitan un sistema de aprobación automático.

2️⃣ Diseña a un empleado clave para analizar el proceso de AP y buscar soluciones potenciales

Identifica y elige a alguien profundamente involucrado en el proceso de gestión de facturas para mostrar exactamente cómo estás trabajando actualmente y cuáles son los principales obstáculos que ralentizan el proceso y, eventualmente, pídele que busque la solución SaaS adecuada para tu situación específica.

3️⃣ Involucra al departamento de tecnología

Si cuentas con un equipo de desarrolladores o tienes personas especializadas en TI, asegúrate de que se reúnan semanalmente con la persona a cargo del proyecto (revisando el proceso de cuentas por pagar) para intercambiar conocimientos y retroalimentación. Estas personas conocen la tecnología y pueden contribuir al proceso de digitalización del departamento de contabilidad.

4️⃣ Establece objetivos claros

Define, junto con el equipo de contabilidad y tecnología, tus metas y objetivos para implementar la automatización de cuentas por pagar. Ya sea reducir errores manuales, mejorar la velocidad de procesamiento o aumentar los ahorros de costos, tener objetivos claros guiará tu estrategia de automatización.

5️⃣ Comienza pequeño y escala

Empieza automatizando un aspecto específico de tu proceso de cuentas por pagar, como la recepción de facturas y la extracción de datos. Una vez que veas los beneficios y adquieras confianza, expande gradualmente la automatización a otras áreas, como flujos de trabajo de aprobación o procesamiento de pagos.

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