En el mundo de los negocios, el tiempo es dinero, y esto es especialmente evidente en el ciclo de compras y cuentas a pagar. Para empresas más pequeñas como una startup o un ecommerce, el personal especializado tiende a ser más limitado. En estos casos, gestionar el ciclo de compras puede ser una tarea que consume tiempo y provoca errores importantes. La buena noticia es que existen pequeñas medidas que puedes adoptar para ahorrar hasta 600 horas al año, sin necesidad de herramientas costosas ni formación específica. Hemos preparado esta guía extensa para ti, para ayudarte a optimizar tus procesos y concentrarte en lo que más importa: hacer crecer tu negocio.
Optimiza tus cuentas a pagar
Las cuentas por pagar son el pilar de cualquier negocio exitoso. Es donde se reciben, se procesan y se pagan las facturas, lo que lo convierte en un área clave para mejorar la eficiencia. Ten en cuenta las siguientes medidas:
- Aprovecha la tecnología: Considera invertir en un software de contabilidad o un sistema de gestión de facturas. Estas herramientas pueden ayudar a automatizar la entrada de datos, reducir errores y acelerar el proceso de aprobación.
- Establece protocolos claros: Crea procesos estandarizados para el manejo de facturas. Asegúrate de que todos los involucrados comprendan su papel y responsabilidades, desde la recepción de la factura hasta la aprobación del pago.
- Reconciliación regular: Concilia regularmente tus registros de cuentas por pagar con los estados de cuenta de los proveedores para identificar discrepancias tempranas. Esto ayuda a prevenir pagos en exceso y disputas.
💡 Caso de uso
Tienes alrededor de 4,000 facturas al año. Con cada una de ellas, debes recopilarlas, verificar que sean correctas según la nota de entrega y el pedido, y registrarlas manualmente en tu ERP. En promedio, este proceso completo puede llevar un promedio de 10 minutos por factura. En total, estamos hablando de más de 650 horas al año dedicadas exclusivamente a estas tareas. Con un software de automatización como Dost AI, todo este proceso se realiza literalmente en 5 minutos. Y automáticamente.
Optimiza tu ciclo de compras
Definir un ciclo de compras eficiente no sólo ahorra tiempo al equipo, sino que también reducen costes a la empresa. Aquí hay algunas formas de optimizar tu ciclo de compras:
- Evaluación de proveedores: Evalúa cuidadosamente a tus proveedores y sus condiciones. Considera consolidar tu base de proveedores para simplificar los procesos de compra y negociar mejores acuerdos.
- Implementa órdenes de compra: Solicita órdenes de compra para todas las compras, sin importar cuán pequeñas sean. Las órdenes de compra proporcionan visibilidad en los gastos y ayudan a prevenir compras no autorizadas.
- Gestión de inventario: Mantén niveles de inventario ajustados para reducir los costes de almacenamiento y minimizar el capital invertido en el stock. Utiliza datos históricos para tomar decisiones de compra informadas.
Mejora la comunicación y la colaboración
Establecer una comunicación y colaboración efectivas son esenciales para mantener el ciclo de compras y cuentas a pagar sin problemas:
- Equipos interfuncionales: Fomenta la colaboración entre los equipos de finanzas y compras. Una comprensión compartida de los objetivos y desafíos puede llevar a procesos más eficientes.
- Comunicación con proveedores: Fomenta canales abiertas de comunicación con tus proveedores. Aborda rápidamente cualquier problema y trabajad juntos para encontrar soluciones beneficiosas para ambas partes.
- Formación del equipo: Invierte en la formación del equipo, especialmente aquellos responsables de manejar facturas y compras. Un personal más capacitado será mucho más eficiente en las tareas que se requieran.
Mejora continua y seguimiento
La eficiencia es un esfuerzo continuo. La mejor forma de llevar a cabo este esfuerzo, es implementar pequeñas medidas diarias o semanales, que te ofrezcan información importante al cabo de un tiempo. Controla y mejora regularmente tus procesos siguiendo estos consejos:
- Indicadores clave de rendimiento (KPI): Define y sigue KPI para tus procesos de cuentas por pagar y compras. Utiliza métricas como el tiempo de procesamiento de facturas y las tasas de error para identificar áreas de mejora. Estos son los principales KPI a tener en cuenta.
- Recoge todo el feedback posible: Recoge las opiniones, quejas, mejoras o cambios propuestos por los propios empleados y proveedores. A menudo tienen información valiosa sobre puntos críticos y soluciones potenciales.
- Mantente informado: Mantente al tanto de las mejores prácticas de la industria y las tecnologías emergentes. Mantenerse informado te permite adaptarte e incorporar nuevas eficiencias.
Conclusión
Ahorrar hasta 600 horas al año en tu ciclo de compras y cuentas por pagar es alcanzable para pequeñas empresas, ecommerce y startups. Al optimizar tus procesos de cuentas por pagar, optimizar el ciclo de compras, mejorar la comunicación y comprometerte con la mejora continua, puedes redirigir tu valioso tiempo y recursos hacia el crecimiento de tu negocio.
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