La factura electrónica es uno de los temas de moda en el ámbito financiero y tributario de las empresas. La transición hacia la facturación electrónica ha sido un proceso gradual en muchos países, y uno de los temas más discutidos es cuándo será obligatoria para todas las empresas en España. En este artículo, exploraremos qué es la factura electrónica, cómo se realiza y cuándo es probable que se vuelva obligatoria. Además, proporcionaremos consejos prácticos para aquellos que buscan implementarla en sus empresas.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las facturas en papel. Contiene la misma información que una factura tradicional, como detalles del vendedor, comprador, productos o servicios, precios y fechas. Sin embargo, en lugar de imprimirse en papel y enviarse por correo postal, se genera electrónicamente y se envía por medios digitales, como correo electrónico o a través de plataformas específicas de facturación electrónica. La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
La factura electrónica tiene varias ventajas, como la reducción de costos de impresión y envío, la agilización de procesos contables y la posibilidad de verificar su autenticidad de manera más sencilla. Además, es un componente clave en la lucha contra la evasión fiscal, ya que su trazabilidad facilita el control de las transacciones comerciales.
“La facturación electrónica seguramente entrará en vigor a corto plazo. Aunque a muchas empresas les supone una barrera por su carácter digital, es una oportunidad para adoptar tecnologías útiles en tu negocio y beneficiarte de sus ventajas, como la automatización de algunas tareas, la mejora en la precisión y eficiencia del modelo de negocio y el ahorro de costes. En Dost, por ejemplo, automatizamos la gestión de tus facturas, desde su recopilación, hasta su lectura y posterior introducción en el ERP.”
¿Cómo se realiza la facturación electrónica?
La facturación electrónica implica varios pasos:
1️⃣ Generación de la factura: El vendedor crea la factura electrónica en un software de facturación o en una plataforma específica. Debe incluir todos los datos requeridos por las regulaciones fiscales de su país.
2️⃣ Firma digital: La factura se firma digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. Esto se hace utilizando un certificado digital, que es una especie de «firma electrónica» que verifica la identidad del emisor.
3️⃣ Envío al cliente: La factura se envía al cliente por medios electrónicos, como correo electrónico o a través de una plataforma de intercambio de documentos electrónicos.
4️⃣ Recepción y verificación: El cliente recibe la factura electrónica y la verifica. En algunos países, se requiere que el receptor acepte la factura electrónica.
5️⃣ Archivo y conservación: Tanto el vendedor como el comprador deben conservar copias de las facturas electrónicas durante un período determinado, que varía según las regulaciones locales.
Dependiendo de quién sea el receptor (administraciones públicas, otras empresas o consumidores/usuarios), la forma de tramitar la factura electrónica es diferente. En la página web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital del Gobierno de España encontrarás la siguiente información:
📝 Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La obligatoriedad de la factura electrónica varía de un país a otro y puede cambiar con el tiempo. En muchos lugares, se ha implementado en etapas, comenzando con empresas más grandes y luego extendiéndose a pequeñas y medianas empresas. Algunos países que ya han adoptado la factura electrónica obligatoria incluyen Brasil, Chile, México y varios países europeos. A día de hoy, aún no se conoce una fecha exacta para la implementación obligatoria de la facturación electrónica en España, aunque se prevé que sea en 2024 para autónomos y en 2025 para PYMEs.
Para saber cuándo será obligatoria la factura electrónica en tu país, es esencial consultar a las autoridades fiscales y mantenerse informado sobre las regulaciones tributarias vigentes. En general, la tendencia global apunta hacia la adopción de la factura electrónica como estándar, dado su potencial para mejorar la transparencia fiscal y reducir la evasión.
Consejos prácticos para implementar la factura electrónica
Si estás considerando implementar la factura electrónica en tu empresa, aquí tienes algunos consejos prácticos:
1️⃣ Investiga las regulaciones locales: Comprende las regulaciones fiscales y las fechas límite relacionadas con la factura electrónica en tu país.
2️⃣ Elige el software adecuado: Investiga y selecciona un software de facturación electrónica confiable que cumpla con las regulaciones locales y se integre con tus sistemas contables.
3️⃣ Capacita a tu equipo: Asegúrate de que tu personal comprenda cómo generar y procesar facturas electrónicas de manera efectiva.
4️⃣ Mantén registros adecuados: Establece un sistema de archivo y conservación de facturas electrónicas que cumpla con las regulaciones locales.
5️⃣ Considera la seguridad: Implementa medidas de seguridad informática para proteger tus datos financieros y facturas electrónicas de posibles amenazas cibernéticas.
6️⃣ Migra gradualmente: Si es posible, no apresures la transición. Puedes empezar con un grupo piloto antes de implementar la factura electrónica en toda la empresa.
La factura electrónica es el futuro de la gestión financiera y tributaria. Si te preparas adecuadamente y sigues las regulaciones locales, podrás beneficiarte de sus ventajas y cumplir con las obligaciones fiscales de manera eficiente.
En resumen, la factura electrónica está en constante evolución y su obligatoriedad depende de las regulaciones de cada país. Mantente informado y prepárate para adoptarla cuando sea necesario. La transición a la facturación electrónica puede mejorar significativamente la eficiencia y la transparencia de tu empresa, lo que, a su vez, puede traducirse en ahorros significativos y un mejor cumplimiento tributario.
🔗 Enlaces de interés
Visita la página web 👉 Página web
Empieza ahora de forma gratuita 👉 Prueba Dost GRATIS
Contacta con el Equipo de Ventas 👉 Correo electrónico / Haz una DEMO
Visita el Centro de Ayuda 👉 Centro de Ayuda
