Grupo Dihme: Los desafíos en la gestión de sus facturas a proveedores
Dihme es una consultora especializada en franquicias de restauración y consultoría con experiencia en inmobiliaria y inversiones.
En 2022, el departamento de cuentas por pagar de Dihme enfrentaba la siguiente situación:
- La gestión de facturas se realizaba de forma completamente manual, incluyendo la recopilación de facturas de proveedores, la inserción de datos en el ERP propio, la comunicación con los proveedores y la aprobación de pagos.
- Solo contaban con tres personas encargadas de todas estas tareas.
- El volumen de facturas era muy elevado.
Como resultado de esta estructura, Dihme se enfrentaba a tres desafíos principales en la gestión de sus facturas a proveedores:
1️⃣ Sobrecarga de trabajo: Con solo tres personas encargadas de todas las tareas, existía una sobrecarga de trabajo significativa. Una sola persona dedicaba aproximadamente el 80% de su tiempo a estas tareas.
2️⃣ Resultados insatisfactorios: El proceso manual presentaba problemas, como la presencia de facturas duplicadas y errores en la gestión de pagos. Esto generaba insatisfacción y dificultades en el cumplimiento eficiente de las obligaciones.
3️⃣ Falta de eficiencia: La falta de un sistema automatizado y estructurado dificultaba la organización y seguimiento adecuado de las facturas, lo que afectaba la eficiencia en el flujo de trabajo y el rendimiento general del departamento.
Estos desafíos plantearon la necesidad de una solución efectiva que permitiera a Dihme optimizar su proceso de gestión de facturas y mejorar la eficiencia operativa en este aspecto clave de su negocio.
Enseguida descubrimos los pasos clave que llevaron a Dihme a realizar este reto:
¿Por qué Dost?
Dost es una herramienta de software que ayuda a los CFO y a los equipos encargados de los pagos a proveedores mediante la automatización de tareas esenciales relacionadas a las facturas. Su objetivo principal es reducir coste y tiempo dedicado a tareas que distraen del enfoque central del negocio.
En octubre 2022, Dost entró en contacto con Dihme y después de familiarizarse con el software y todas sus funcionalidades, el equipo de Dihme tomó la decisión de invertir en la solución que Dost ofrecía en cuanto reconoció el potencial de esta solución para mejorar el funcionamiento del proceso de pago a proveedores y alcanzar sus objetivos.
Como se ha mencionado anteriormente, las personas que se encargaban de los pagos a proveedores tenían que enfrentarse cada día con subir los datos de cada factura al ERP interno: Sage en este caso.
Dost permite a sus clientes de crear una integración fluida entre su software y el ERP que utilizan actualmente y el software que Dost ofrece y facilita este proceso de integración al colaborar con sus partners. En el caso específico mencionado, la integración se agilizó gracias a la colaboración de Integra. La colaboración entre Dost y sus partners, como Integra es fundamental para garantizar una implementación exitosa del software en el sistema de los clientes.
El papel de Integra: la integración del software
Integra es una consultora tecnológica especializada en brindar soluciones de transformación digital a empresas en toda España. Su experiencia y conocimiento en este campo han sido fundamentales para integrar de manera efectiva el software de gestión de facturas a proveedores de Dost con el sistema existente Dihme: Sage.
El papel desempeñado por Integra en esta integración ha sido crucial. Han asumido la responsabilidad de configurar la conexión entre ambos sistemas, asegurándose de que los datos se intercambien de manera correcta y sin problemas.
Además de la configuración técnica, Integra ha trabajado en estrecha colaboración con el equipo del cliente y con Dost para garantizar una implementación exitosa de la integración. Han estado constantemente en contacto con ambas partes, proporcionando asesoramiento y soluciones a medida para adaptar la integración a las necesidades específicas de la empresa.
Para garantizar la calidad y el correcto funcionamiento del sistema implementado, Integra y Dost han llevado a cabo pruebas exhaustivas. Estas pruebas incluyen la verificación de la correcta sincronización de datos, la validación de los flujos de trabajo y la detección y resolución de posibles errores o problemas de rendimiento.
En resumen, Integra ha desempeñado un papel integral en la integración exitosa del software de gestión de facturas a proveedores de Dost con el sistema Dihme: Sage. Su experiencia técnica, colaboración constante y pruebas rigurosas han asegurado que la integración se realice de manera efectiva, proporcionando a la empresa una solución de gestión eficiente y mejorada.
Beneficios
Como resultado de la inversión en la solución de Dost, Dihme:
- Pudo reducir significativamente los costes al minimizar los errores manuales en la recopilación de datos de facturas. Además, se eliminaron por completo las facturas duplicadas, lo que permitió un ahorro adicional en recursos y evitó posibles pagos indebidos.
- Esto permitió un proceso más ágil y preciso, optimizando la gestión de facturas y brindando un ahorro significativo en tiempo y recursos para ambas funciones.
- Como consecuencia de esta inversión, se logró una notable mejora en la eficiencia operativa tanto para el team responsable de gestión de facturas a proveedores y como para el Director Financiero. Esto se tradujo en un alivio significativo de la carga de trabajo, permitiéndoles dedicar más tiempo y recursos a otras tareas estratégicas y centrarse en el core business de la empresa.
Por último, la integración entre el ERP de Dihme y Dost se llevó a cabo de manera rápida y eficiente. Esto fue posible gracias a la colaboración de la misma Dost, que facilitó el proceso, y a los recursos y conocimientos que aporté desde Integra. Trabajando en conjunto, se logró una sincronización exitosa de ambos sistemas, permitiendo una transferencia fluida de datos y una comunicación eficaz entre ellos, agilizando las operaciones de Dihme.
Conclusión
La determinación de Dihme en invertir en la propuesta de Dost es un testimonio del valor y la confianza que han depositado en esta solución innovadora. Juntos, esperan crear un futuro exitoso y productivo en sus respectivos campos.
Esta colaboración destacada es un ejemplo de cómo Dost se adapta perfectamente al sistema existente de las empresas clientes con el respaldo de sus socios. Sage es solo uno de los varios ERP con los que Dost puede integrarse, y Integra cuenta con el conocimiento y la capacidad para facilitar dichas integraciones.
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