En 2022, Europa experimentó una pérdida de aproximadamente 93 mil millones de euros en ingresos por IVA debido a quiebras, insolvencias, errores de información o fraude. En 2019, se perdieron 134 mil millones de euros. Hubo mejoras, sin embargo, todavía hay trabajo por hacer, y las facturas electrónicas pueden ser la solución!
¿Qué es la e-facturae? ¿Por qué está adquiriendo tanta importancia?
La e-facturae, facturación electrónica, o e-invoice en inglés, es un método digital para generar, enviar, recibir y almacenar facturas en formato electrónico. Este forma de facturación está adquiriendo cada vez más importancia en todo el mundo, ya que las empresas y los gobiernos reconocen sus numerosas ventajas sobre la facturación tradicional en papel.
El 85% de los países pertenecientes a la Unión Europea tienen leyes que exigen a ciertas entidades utilizar facturas electrónicas, y dentro de ese porcentaje se incluye el gobierno español.
Según la UE, la e-facturae se considera una herramienta para combatir el fraude fiscal, supervisar la actividad económica y mitigar las pérdidas financieras para los estados miembros. La e-facturae, de hecho, proporciona una mayor transparencia y trazabilidad en las transacciones financieras, lo que dificulta que las empresas se dediquen a la evasión fiscal o al fraude. Al digitalizar las facturas e implementar sistemas de e-facturae estandarizados, las autoridades fiscales pueden rastrear las facturas en tiempo real, reduciendo las posibilidades de fraude y mejorando el cumplimiento fiscal.
La UE ha introducido varias regulaciones para promover la e-facturae y combatir el fraude fiscal. En particular, la Directiva Europea 2014/55/EU establece que las administraciones públicas de la UE deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas utilizando un estándar común. Esta directiva fomenta la adopción de la e-facturae entre las empresas y sienta las bases para un ecosistema de facturación más eficiente y seguro.
Ahora que sabes que la e-facturae es cada vez más importante para todas las empresas dentro de la UE y en España, seguro que estás ansioso por saber más al respecto. Aquí encontrarás una guía de todo lo mas importante para llegar a adoptar la facturación electronica.
Guía completa para comprender la facturación electronica: todo lo que hay que saber sobre la e-facturae en España
1️⃣ Tipos de e-facturae
2️⃣ Formatos principales
3️⃣ Leyes y regulaciones
4️⃣ Adherencia a la ley y consecuencias
5️⃣ Beneficios de la e-facturae
6️⃣ Sugerencias para adoptar la e-facturae
1. Tipos de e-facturae
Este es el tipo más común de e-facturae en España y se utiliza para transacciones comerciales regulares entre empresas. Contiene todos los datos necesarios para cumplir con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Agencia Tributaria.
Este tipo de e-facturae se utiliza para operaciones de menor cuantía o transacciones con consumidores finales. La factura simplificada no requiere incluir todos los detalles exigidos en una factura estándar.
Si se requiere corregir errores o realizar modificaciones en una factura previamente emitida, se utiliza este tipo de e-facturae. Permite ajustar errores en importes, fechas u otra información relevante.
Para agrupar varias facturas emitidas a un mismo receptor durante un período específico, se emplea este tipo de e-facturae. Proporciona un resumen de las facturas individuales emitidas, lo que facilita la presentación y el registro de las transacciones.
2. Formatos principales
En España, la e-facturae se utiliza principalmente dos formatos:
El formato XML es un lenguaje de marcado que permite estructurar la información de manera jerárquica y legible tanto para humanos como para sistemas informáticos. En el contexto de la e-facturae, el formato XML se utiliza para estandarizar y organizar los datos de las facturas electrónicas. En el formato XML de e-facturae en España, se definen una serie de elementos y atributos que deben incluirse para cumplir con los requisitos legales establecidos por la Agencia Tributaria. A continuación, se describen los principales elementos del XML en la e-facturae:
- Cabecera (Header): Es la sección inicial del XML que contiene información general sobre la factura electrónica, como el número de factura, la fecha de emisión, los datos del emisor y receptor, y otros detalles administrativos.
- Líneas de factura (Invoice Lines): En esta sección se detallan los conceptos o productos facturados, incluyendo su descripción, cantidad, precio unitario y otros atributos relevantes.
- Impuestos (Taxes): Aquí se especifica la información relacionada con los impuestos aplicados a la factura, como el tipo de impuesto, la base imponible y el importe total del impuesto.
- Totales (Totals): En esta parte se presentan los totales de la factura, como el importe total sin impuestos, el importe total con impuestos incluidos y otros cálculos relacionados.
- Datos adicionales (Additional Data): Este elemento permite incluir cualquier información adicional que sea necesaria para cumplir con requisitos específicos de la e-facturae, como números de referencia, notas o aclaraciones.
Estos documentos digitales representan visualmente la factura como una imagen escaneada o generada en formato PDF, y su contenido no está directamente estructurado para su procesamiento automático. Cuando se reciben facturas en formato imagen o PDF, es necesario utilizar un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) para extraer los datos de la factura de manera automática.
3. Leyes y regulaciones
La e-facturae está regulada por las autoridades fiscales españolas, específicamente por la Agencia Tributaria. Está regida por el Real Decreto 1619/2012, que establece las reglas y requisitos para la facturación electrónica en España:
- Las facturas electrónicas se presentan electrónicamente a través de la plataforma en línea de la agencia tributaria española llamada «Sistema de Facturación Electrónica» (CFDI). Las empresas deben registrarse y utilizar esta plataforma para enviar sus facturas electrónicas a las entidades gubernamentales.
- La factura electrónica es obligatoria para las transacciones de facturación con entidades del sector público en España. Las empresas que suministran bienes o servicios a entidades gubernamentales, incluyendo administraciones centrales, regionales y locales, deben emitir facturas electrónicas en el formato e-facturae.
- Las e-facturae en España requieren una firma digital para garantizar la autenticidad e integridad. La firma digital certifica el origen e integridad de la factura, proporcionando un método seguro e inalterable para validar el documento. La firma electrónica (electronic signature), es una técnica criptográfica utilizada para verificar la autenticidad e integridad de documentos electrónicos, incluyendo las e-facturas.
El «Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital» publicó recientemente el borrador del reglamento técnico que ampliará la obligación de la facturación electrónica al 100% de las empresas españolas, incluyendo pymes y trabajadores autónomos. Tras la publicación del borrador, comienza un período de consulta pública que concluye el 10 de julio de 2023. Durante este período, las empresas y proveedores de servicios tendrán la oportunidad de enviar sus comentarios y sugerencias con respecto al proyecto de facturación electrónica obligatoria en España. El proyecto se incluye en la Ley «Crea y Crece», aprobada en septiembre de 2022, que establece la facturación electrónica como el único sistema que se puede utilizar en las transacciones comerciales entre empresas y trabajadores autónomos en España.
4. Adherencia a la ley y consecuencias
Cumplir con las regulaciones de la e-facturae es fundamental para evitar sanciones y consecuencias legales. La falta de cumplimiento puede resultar en multas monetarias, pérdida de beneficios fiscales, exclusión de licitaciones públicas y suspensiones temporales de operaciones comerciales.
Aquí tienes las consecuencias más graves:
Las autoridades fiscales pueden imponer multas monetarias por no cumplir con las regulaciones de e-facturae. El monto de la multa puede variar según la gravedad de la infracción, la frecuencia de incumplimiento y el tamaño de la empresa. Las multas pueden oscilar desde una cantidad fija hasta un porcentaje del monto facturado o del impuesto involucrado.
El incumplimiento de los requisitos de e-facturae puede resultar en la pérdida de deducciones fiscales o incentivos a los que la empresa de otra manera sería elegible. Esto puede llevar a una mayor obligación fiscal para la empresa y potencialmente afectar su posición financiera.
Si el cumplimiento de e-facturae es obligatorio para participar en procesos de contratación pública, las empresas no conformes pueden ser descalificadas para presentar ofertas o proporcionar bienes y servicios a entidades gubernamentales. Esto puede afectar significativamente las oportunidades de la empresa para contratos gubernamentales y su generación de ingresos.
En casos graves de incumplimiento, las autoridades fiscales pueden tener la autoridad para suspender los privilegios comerciales de una empresa. Esto puede detener efectivamente las operaciones de la empresa hasta que se resuelvan los problemas de cumplimiento y se cumplan las obligaciones requeridas.
Es importante consultar las directrices y regulaciones vigentes, así como buscar asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento adecuado de la ley!
5. Beneficios de la e-facturae
- Mayor eficiencia y ahorro de tiempo: La e-facturae elimina la necesidad de imprimir, enviar y archivar facturas en papel, lo que agiliza los procesos administrativos y reduce la carga de trabajo.
- Reducción de costos: Al eliminar los gastos asociados con la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico de las facturas, la e-facturae contribuye a una considerable reducción de costos para las empresas.
- Seguridad y trazabilidad mejoradas: La incorporación de firmas digitales y la transmisión electrónica de las facturas.
6. Sugerencias para adoptar la e-facturae
- Investiga y selecciona un software o proveedor de servicios de e-facturae confiable que cumpla con los requisitos legales y técnicos en España.
- Asegúrate de que el software utilizado genere facturas en el formato XML requerido y que contenga toda la información obligatoria según la normativa. Dost es un Saas para la gestión de pagos a proveedores, te permite de leer cualquier formato de documento tanto en formato PDF como XLM, extrae datos gracias a un sistema que se basa en AI. Con todo esto, este sistema te perimte introducir facturas electronicas en tu día día y te acompaña a cumplir con las normativas vigentes!
- Capacita y familiariza a tu equipo con los procesos y requisitos relacionados con la e-facturae.
- Mantente actualizado sobre las últimas actualizaciones y cambios en las regulaciones de la e-facturae en España.
Si deseas obtener más información sobre qué es la facturación electrónica, visita nuestro blog o visita la página de Factura-e del Gobierno de España, que explica en pocos pasos cómo facturar electrónicamente.
